5 errores que nos impiden tener reuniones productivas
¿Te ha pasado que llegas al final de una reunión pensando que un correo te habría hecho perder menos tiempo? Probablemente lo sientes porque alguien cometió uno de estos errores.
Alejandro Islas | 1 dic. 2020

Probablemente las reuniones son una de las dinámicas de convivencia más importantes para todo equipo de trabajo. En ellas solemos realizar acuerdos, definir tareas o compromisos asociados a los proyectos en curso, damos feedback a nuestros colaboradores, presentamos nuevas ideas y proyectos, e inclusive evaluamos el cierre de proyectos y resultados.

Cuando se ejecutan apropiadamente, las reuniones son catalizadoras para las dinámicas de trabajo de nuestro equipo, pero lamentablemente las reuniones no son algo que sea fácil ejecutar a la perfección. Requiere práctica y eliminar malos hábitos que nos llevan a perder el tiempo, ser poco productivos e inclusive perder dinero.

Errores cotidianos

Tiempo

¿Cuántas veces no nos ha tocado llegar puntualmente a una reunión sólo para darnos cuenta de que aún no llega a la mitad de los asistentes o que es necesario dar cinco o 10 minutos extras porque no están listos los recursos necesarios para iniciar? El tiempo es un recurso limitado y sumamente valioso, por eso es clave que lo cuidemos y que lo usemos de una forma eficiente. Respetar la hora de inicio y término de las reuniones nos permite acotar el tiempo que destinamos a cada sesión y de esta forma eliminar la idea de que no importa cuánto tiempo disponible tengamos, siempre podremos estar horas sentados en la sala de juntas.

Agenda

La agenda probablemente es uno de los elementos clave para la ejecución de toda reunión productiva. Constantemente nos enfrentamos a reuniones en las que desconocemos los temas que se tratarán y quiénes son los responsables de cada uno de estos temas. Tener una agenda clara nos permite estructurar de forma correcta los temas y tiempos dentro de una sesión de trabajo, así como ayudar a que los invitados sepan con anticipación los temas que se tocarán y se preparen para ellos.

Invitados

Una de las mejores formas para evitar desperdiciar el tiempo de nuestros equipos es tener claro quiénes son las personas que realmente necesitamos en cada una de nuestras reuniones. A veces pensamos que si llenamos una sala con muchos colaboradores tendremos un alto nivel de participación y engagement durante la sesión de trabajo, pero la realidad es que mientras más seamos en una reunión más se entorpece la toma de decisiones, la exposición de temas y la discusión de temas a tratar. La próxima vez que agendes una reunión pregúntate quiénes realmente tiene que estar en esa sesión y permite que los demás continúen con sus labores cotidianas.

Distractores

Cuando pensamos en distractores dentro de una reunión, lo primero que nos llega a la mente son los celulares de todos nuestros colaboradores. Probablemente éste sí sea el principal distractor en la reuniones, pero también es importante tener presentes las distracciones que pueden generar ventanas abiertas, reunirnos en lugares de “paso común” como una sala o cocina en la oficina, y tener WhatsApp abierto en la computadora que está usando para presentar y ver cómo llegan decenas de notificaciones. En la medida en que respetemos la formalidad de una reunión y evitemos distraernos constantemente, lograremos apegarnos a los tiempos definidos para la sesión y no tendremos que repetir constantemente cosas que se le puedan ir a colaboradores que tengan la cabeza en otro lado.

Compromisos

Una de las cosas más importantes en toda reunión son los acuerdos y compromisos derivados de dicha sesión de trabajo. Si no se generan compromisos, acuerdos, tareas o responsabilidades, ¿para qué nos reunimos? Estos compromisos y acuerdos le dan un propósito real a cada una de nuestras reuniones. Si no se generan compromisos, me parece que lo mejor que se pudo haber hecho fue haber enviado un correo y no haber tenido una reunión. 

Julieta, una navaja suiza para tus reuniones

Para cada uno de los problemas que describimos en este artículo, Julieta tiene una solución. Parte del ADN de Julieta es proveer a los colaboradores de las herramientas necesarias para planear, ejecutar y darle seguimiento a sus reuniones productivas de cada día. Algunas de las principales características de la plataforma de Julieta para reuniones productivas son las siguientes:

  1. Agenda con temporizador incorporado.
  2. Asignación de responsable para cada tema en la agenda.
  3. Redacción de minuta para su envío a los asistentes una vez que finalice la reunión.
  4. Definición de tareas o compromisos de la reunión.
  5. Seguimiento y verificación del cumplimiento de los compromisos generados. Ahora que ya conoces los principales impedimentos para tener reuniones productivas, ¿qué esperas para unirte a Julieta y dominar cada una de tus reuniones de trabajo?

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