Consejos prácticos para mejorar tus reuniones remotas
Cómo mejorar tu estación de trabajo para tener llamadas remotas más productivas.
Gloria Álvarez | 8 oct. 2020

¿Has notado diferencias entre la calidad del setup de tus compañeros de trabajo? ¿Hay alguien a quien es muy fácil ponerle atención pero no sabes cuál es la razón de su éxito? ¡A nosotros también nos pasó! Pero nos pusimos a investigar y encontramos los secretos guardados de esos dioses de las videollamadas.

La verdad es que no necesitas comprar un equipo profesional ni dejar a los niños sin cuarto de juegos. Con pequeños cambios, puedes mejorar mucho la calidad de tus videollamadas.

Dividiremos en los siguientes 4 temas que deben atenderse:

  1. Iluminación
  2. Fondo
  3. Ambiente tranquilo
  4. Ergonomía y funcionalidad

No importa si usas Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex u otro, estos temas se deben atender independientemente de tu herramienta de videollamadas. También es importante recalcar que si no tienes las condiciones de seguir todos los consejos, no debes estresarte; con seguir algunos cuantos la calidad de tus videollamadas subirá notablemente.

Iluminación

El problema más frecuente y rápido de detectar está en la falta o exceso de iluminación. Distribuir mal tus fuentes de luz afecta mucho la imagen que proyectas. Si es difícil verte, es más difícil que te pongan atención. Nuestro principal consejo es que utilices tu entorno. Específicamente, intenta cubrir los siguientes puntos:

  1. Encuentra un lugar donde la luz esté distribuida de forma uniforme. Puedes alcanzar esta meta tomando tu laptop y caminando por tu espacio de trabajo hasta que encuentres el lugar más favorecedor.
  2. Siéntate frente a la fuente de luz más brillante. Preferentemente, la mayor fuente de luz debería ser luz natural. Si tienes una ventana, siéntate frente a ella.
  3. Si no tienes luz natural, utiliza la luz artificial a tu favor. Si tienes una luz de lectura, puedes ponerla frente a ti para simular una ventana. Sin embargo, te recomendamos que solo sea durante la videollamada para que no lastimes tus ojos.
  4. Evita (a toda costa) que la fuente de luz que utilices esté a tu espalda. Si haces esto, tu cara se perderá por el contraste que provoca la fuente de luz, lo que hará que los asistentes no puedan verte y pierdas su atención. Procura tener la fuente de luz frente a ti o a no más de 45 grados.

Fondo

Antes, el trabajo se quedaba en la oficina. Ahora, se siente que en cada videollamada estás invitando a los asistentes a tu hogar. Lo anterior puede ser algo lindo pero también ligeramente invasivo, ya que juntar ambos mundos no era tan frecuente. Por lo anterior, las recomendaciones sobre el fondo de tus videollamadas siguen tres propósitos; ser estético, que minimice distractores y que mantenga tu privacidad.

  1. Evita el movimiento. Intenta que tu fondo se mueva lo menos posible evitando tener detrás de ti alguna puerta o pasillo.
  2. Usa objetos estéticos y poco distractores para tu audiencia. Objetos como libros y plantas dan un aspecto de profesionalidad y frescura a los fondos. Evita a toda costa poner tu TV encendida detrás de ti. Si te es posible, te invitamos a tener como fondo una pared blanca o de algún color neutro.

Ambiente tranquilo

Asegurate que tu alrededor esté libre de distracciones. Necesitas un lugar silencioso y tranquilo. Para ello, necesitas hablar con las personas que están a tu alrededor.

Si vives solo, es mucho más sencillo:

  1. Habla con tus vecinos. Si tienes una reunión importante y sabes que a uno de tus vecinos le gusta poner música por las tardes, habla con ellos un día antes y coméntales que necesitas un tiempo libre de ruido. Te recomendamos hacerlo con un día de anticipación por si alguno de tus vecinos había planeado usar su taladro ese día. Recuerda hacerlo con su debida sana distancia.
  2. Cierra las ventanas. Evita interrupciones externas como un auto acelerando, la Harley-Davidson del vecino arrancando o algún pajarillo cantando en la ventana. Como plus, en caso que empiece a llover, no tienes que salir corriendo a cerrarlas.

Si vives con alguien:

  1. Sigue las instrucciones anteriores.
  2. Informa a tus roomies y familiares. las interrupciones casuales son comunes hasta en el trabajo presencial. Sin embargo, es más difícil reconocer cuando entras a una reunión trabajando desde casa. Para evitar interrupciones casuales, comenta con tus compañeros de casa que estarás en una reunión y es importante evitar las interrupciones, a menos que sea una emergencia.
  3. Consigue un letrero de “no molestar”. puede ser una simple impresión o una luz led que cambie de color dependiendo de tu disponibilidad. Esto servirá como segundo recordatorio en caso que tus roomies olviden que estás en una reunión o sirve si olvidaste mencionarlo.

Ergonomía y funcionalidad

Los puntos anteriores pueden ser más complicados de llevar a cabo y quizá no tan importantes. Sin embargo, los siguientes puntos son mucho más sencillos de seguir y cambian de forma significativa tus videollamadas sin implicar grandes cambios.

  1. Coloca tu computadora en un lugar firme. Algo que puede distraer mucho a los asistentes de la reunión es ver que tu cámara se mueve. Intenta que tu computadora esté en un lugar firme como una mesa. También recuerda que es muy importante que tu cámara esté al nivel de tus ojos o quizá ligeramente más arriba para que te veas bien centrado en la videollamada.
  2. Encuentra un lugar cómodo para sentarte. Como mencionamos anteriormente, el exceso de movimiento puede distraer a los asistentes. Una vez que tu cámara está firme, tú debes estar firme también. Para que estés quieto, idealmente tienes que estar cómodo.
  3. Intenta tener todo lo que usarás a la mano. Para evitar exceso de movimiento y para que no te tengas que parar y que tus compañeros vean tu silla vacía, intenta tener todo lo que necesitas a la mano.
  4. Haz pruebas antes de conectarte. te recomendamos hacer una reunión con anticipación desde la plataforma que usarán para que puedas checar que la cámara funciona, que tu fondo está bien, que la iluminación te favorece y, sobretodo, que tu micrófono funciona (ya que hemos visto que es el error más común). También puede servirte para probar el sonido con diferentes audifonos y ver con cuál te escuchas mejor.

Con estos consejos, seguro ahora tú serás el rey de las videollamadas. Comparte este artículo para mejorar la parte técnica de las videollamadas y ahorrarse esos minutos muertos que se suelen perder en lo que todos se acomodan.


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