Diferentes objetivos, misma herramienta: una guía para estructurar tus reuniones
¿Cómo diferenciar entre reuniones ejecutivas y las sesiones de trabajo?
Gloria Álvarez | 11 sep. 2020

Zoom, Google Meet, Teams, etc., han llegado para quedarse y ser parte de nuestro día a día. Por la situación global actual, se volvieron herramientas indispensables para no perder la comunicación interna de nuestra empresa y mantener algunos de los procesos que antes, de forma natural, realizábamos presencialmente en nuestras oficinas. Utilizamos estos programas o aplicaciones para una sesiones de trabajo rápidas así como para reuniones ejecutivas y formales.

Se siente muy lejano cuando las sesiones de trabajo no se tenían que agendar y bastaba con acercarse al cubículo de nuestro compañero de confianza, o cuando las reuniones ejecutivas incluían el ritual del café con galletas Gamesa.

En la cotidianidad del trabajo presencial, estos dos tipos juntas estaban bien definidas y separadas una de la otra. Sin embargo, ahora se sienten todas iguales. ¿Siempre fueron iguales y no nos dábamos cuenta? Yo considero que no.

Diferencia entre sesión de trabajo y reunión ejecutiva

Sesiones de trabajo

Aunque las sesiones de trabajo son importantes, tienen un carácter más libre y, generalmente, tienen menos asistentes. Además, no suelen contar con una agenda. Por su naturaleza espontánea, podríamos definirlas como reuniones que tienen como objetivo el intercambio de ideas, el intercambio de conocimiento y/o la preparación de un entregable. Se caracterizan por ser necesarias para armar los entregables finales necesarios para la operación de la empresa.

Este tipo de sesiones engloban gran parte de las interacciones diarias entre los equipos. Sin ellas, una parte esencial del trabajo en equipo desaparece: el intercambio de ideas y la construcción conjunta de procesos. Si estás trabajando de forma remota y te gustaría mantener flujos de trabajo parecidos a los que tenías cuando trabajabas de forma presencial, te recomendamos lo siguiente:

  • Abre la invitación para todos los interesados a unirse. Si la sesión se originó con la finalidad de explicar un proceso, una tarea, un plan o una duda específica, deberías abrir la invitación a todos los miembros del equipo que estén interesados en aprender. También podrías grabarla en caso que alguien necesite revisar la explicación que se hizo en la sesión. Con el tiempo, podrías tener un banco de tutoriales.
  • Busca herramientas que te permitan explicarte libremente. Si para esta sesión te imaginas apartando el cubículo que tenía pizarrones, definitivamente necesitas una herramienta que te ayude a hacer notas libres. Una recomendación es Jamboard de Google, ya que es un pizarrón colaborativo en tiempo real.
  • Organiza sesiones de aprendizaje. Aparta una o dos horas a la semana para crear sesiones de trabajo en las que los miembros puedan mostrar esa nueva herramienta o nuevo método que encontraron para hacer más sencillo su trabajo. Antes de la pandemia, compartir tips se daba de forma natural pero ahora que no tenemos socialización personal (como comer juntos, ir por un snack a la tiendita, etc), agendar una hora para actualizarnos podría ser un parche que nos ayude a cubrir la falta de ese tipo de interacciones.

Reuniones ejecutivas

Por otro lado, las reuniones ejecutivas tienen un carácter de planeación, discusión y/o presentación de resultados. Generalmente son planeadas con anticipación y tienen una agenda para discutir temas específicos. De ellas, salen actividades y compromisos que deberán ser divididos en tareas que se ejecutarán con el apoyo de las sesiones de trabajo. Generalmente, tienen más asistentes de diferentes rangos jerárquicos.

Las reuniones ejecutivas suelen estar en el calendario de ejecutivos de alto nivel. En estas circunstancias, te recomendamos:

  • Prepara una agenda bien elaborada y ordenada. Quizá te tome tiempo pero ayudará a que los asistentes lleguen en el mismo canal. De esa forma, la reunión fluirá de forma natural.
  • Toma en cuenta que el tiempo de tu equipo cuesta. En estos casos, invita a las personas que tienen que estar enteradas de los temas a discutir y a las que tienen algo que exponer y/o aportar. Es tentador invitar a todos los equipos ahora que no nos vemos limitados por los asientos de una sala de conferencias pero eso no significa que sea eficiente invitarlos a todos.
  • Estima con anticipación la duración de la reunión. Recuerda medir el tiempo que cada punto de la agenda tomará para que los asistentes aparten en sus calendarios el horario que propongas. Es importante mantener los temas puntuales ya que alargar la reunión sólo culminará en una sensación de hartazgo.

Para ayudarte con los puntos anteriores, puedes usar una calculadora que estime el costo de tu reunión: ponerla en términos monetarios te ayudará a descartar a los asistentes innecesarios así como a cortar, unir o descartar temas de la agenda que contribuyen poco al cumplimiento de los objetivos de tu reunión.

Diferenciar entre ambos tipos de reuniones te ayudará a mantener las cosas frescas y a poner en contexto que solía estar claramente definido en la modalidad presencial de trabajo.

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