Divide y vencerás: consejos para organizar reuniones más productivas
No importa el giro o el tamaño de tu empresa, todos hemos organizado o hemos sido invitados a una reunión de trabajo de la que al menos una persona ha salido insatisfecha.
Gloria Álvarez | 28 ago. 2020

Según Harvard Business Review, entre el 20% y el 50% del tiempo de una reunión no es utilizado de forma productiva. Por ello, aproximadamente el 47% de los empleados de una empresa consideran que tener muchas reuniones es una pérdida de tiempo.

“Esta reunión podría haber sido un mail.”

- Todos, en algún punto de nuestra vida laboral.

En el contexto actual, esto es aún más relevante de lo que solía ser ya que el trabajo remoto nos obliga a tener más reuniones internas. Este artículo es una recopilación de consejos y buenas prácticas que el equipo de Julieta ha documentado con el tiempo. Las siguientes prácticas te ayudarán a dejar de agendar reuniones que dejen un mal sabor de boca en los asistentes.

Identifica las etapas de tu reunión

Primero que nada, es importante mencionar que en una reunión exitosa, existen tres momentos claves:

1. Antes

Es la etapa previa al evento y en ella se debe planear y organizar la reunión. Lamentablemente, usualmente el proceso de organizar una reunión se limita a enviar una invitación por correo electrónico, Google Meet, Zoom o alguna de sus variantes. Sin embargo, lo anterior no es suficiente para asegurar el éxito de la reunión.

2. Durante

Para lograr el objetivo que tenías en mente cuando agendaste la reunión, los asistentes deben tener un rol mucho más activo que solamente asistir y escuchar. Es elemental que exista participación y comunicación dentro del equipo. Para ello, es necesario que la reunión se lleve con orden y enfoque para no tirar a la basura el tiempo que los asistentes invirtieron en asistir a la reunión.

3. Después

La última etapa y, generalmente, la más olvidada. Aunque la reunión llegue a su fin, no se debe perder el hilo de los acuerdos, tareas y cambios que se definieron. De lo contrario, el éxito de la reunión se queda en palabras flotando en el aire.

En Julieta, nombramos como “metodología ADD” a la práctica de dividir en estos tres momentos el proceso total de una reunión. La ejecución correcta de cada una de estas fases es primordial para el cumplimiento de los objetivos que nos llevaron a organizar una reunión.

A continuación, dividiremos los consejos de acuerdo a la etapa de la reunión.

Antes de la reunión

Comencemos con la planeación. Primero te recomendamos que estés consciente que planear tomará tiempo. Sin embargo, la recompensa de llegar preparado es muy grande. Para asegurar que la reunión que estás organizando será productiva, hacemos las siguientes recomendaciones:

1. Debes estar seguro que la reunión tiene un propósito y que es necesario reunirse para resolverlo.

Es muy importante que identifiquemos la razón de ser de la reunión. Si estás teniendo problemas para escoger un título o redactar el correo de invitación, te invitamos a dar un paso atrás para reflexionar si realmente necesitas reunirte con tu equipo. Otro problema importante es escoger a los asistentes; invita solo a las personas que van a ayudarte a resolver el meollo del problema.

No siempre es sencillo identificar si es necesario tomar tiempo de las agendas de tu equipo para esa reunión que traes en la mente. Algo que puede ayudarte a decidir es una herramienta que mida el costo de tu reunión; cuando la tengas en términos monetarios, será más fácil ir descartando invitados innecesarios y pulir tu agenda para resolver los temas en el menor tiempo posible. Esta calculadora puede ayudarte a calcular el costo de las reuniones para hacer rendir el tiempo (que es dinero) al máximo.

2. Asegúrate que todos los asistentes estén en el mismo canal.

Una de las situaciones más irritantes en el ámbito laboral es ser invitado a una reunión pero no saber de qué tratará o cómo vas a contribuir en ella.

Definir una agenda y compartirla con anticipación es elemental para que todos los asistentes lleguen alineados y preparados para atacar los temas a tratar. También nos servirá para que los participantes decidan o no si es necesario que asistan a la reunión y propongan temas que no están mapeados que consideren que deben tratarse.

Es elemental tener un lugar constante y de fácil acceso para que todos puedan consultar la agenda con anticipación. Idealmente, desde que reciben la invitación debería abrirse el acceso para no perder la oportunidad de debate o feedback respecto a los temas y asistentes. Por ejemplo, cuando creas una reunión desde Julieta, dentro del foro correspondiente puedes encontrar la agenda de la reunión si el organizador la definió al enviar la invitación.

Durante la reunión

Ya que tus objetivos y asistentes están bien definidos y todo el equipo invitado está en el mismo canal, estamos listos para proceder al segundo momento: el desarrollo de la reunión misma. Te recomendamos mantener las siguientes buenas prácticas:

1. Documenta los puntos relevantes, conclusiones y acuerdos.

Si no hay nada que anotar, ¿realmente fue una reunión relevante y productiva? No por tener notas para sentir que tuvimos un resultado, vamos a hacer anotaciones irrelevantes o a transcribir la plática que se mantuvo.

Te recomendamos asegurarte de tocar todos los temas de la agenda en orden e ir escribiendo los highlights de cada punto planeado. También recomendamos hacer un pequeño resumen (de preferencia, una, dos o tres frases) de cada tema. Sintetizar no es sencillo pero es un ejercicio que nos permite medir qué tanto comprendimos los puntos que se tocaron y si logramos llegar a conclusiones satisfactorias, además es más probable que tu equipo lea un pequeño resumen de la reunión comparado con la transcripción completa de la reunión a la que ya asistieron.

2. De tus conclusiones, saca compromisos, tareas y/o accionables y asigna a un responsable para cada uno de ellos.

De tus conclusiones y acuerdos deberían salir tareas y compromisos; es sumamente importante asignar a un responsable que se asegure que estos se cumplirán. Esta persona no necesariamente será la que haga la tarea pero sí será quien pase el mensaje y organice al equipo que ejecutará la labor. Si no completamos este proceso, si después de nuestra reunión no existe un cambio o no sale una acción, quizá no logramos nuestro objetivo.

Julieta también es capaz de ayudarte durante la reunión ya que con ella, tienes presente los temas de la agenda en la misma pantalla en la que puedes hacer anotaciones. Por otro lado, con la funcionalidad de asignación de compromisos, puedes asignar tareas en el mismo lugar. Todo esto te permite llevar la reunión tú mismo, ¡Ser multitask nunca había sido tan fácil!

Después de la reunión

Por último, las anotaciones que hiciste y las tareas asignadas deben estar al alcance de los asistentes para que puedan consultarlos. Esto nos lleva al tercer momento del proceso: después de la reunión. Así como es importante que todos entren en el mismo canal, todos los asistentes tienen que salir sintonizados con los resultados y conclusiones de la reunión. Para ello, una minuta, nuestra vieja y confiable amiga, será nuestra mayor aliada.

La mejor minuta es la que resume las ideas expuestas y las conclusiones más importantes de cada punto de la agenda y concluye con la serie de tareas y acuerdos resultados de la reunión. Si llevaste tu reunión con Julieta, te puedes saltar el paso de transcribir tus notas y pasar los compromisos a un software de seguimiento de tareas ya que al dar click en “Finalizar reunión” la minuta se envía y los compromisos quedan asignados en nuestra plataforma.

Dentro del equipo de Julieta, estamos seguros que la percepción de las reuniones dentro de tu equipo cambiará; de ser vistas como pérdida de tiempo, se transformarán en aliadas para mejorar la comunicación. Recuerda que la comunicación interna es clave para mantener un ritmo de trabajo adecuado dentro de tu equipo. Sin acuerdos, tareas, responsabilidades claras y camino definido, cada miembro remará sin rumbo, haciendo que el bote solo dé vueltas en círculos.


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